CONSEJOS PARA UNA PROVEEDURÍA DE CLASE MUNDIAL

Hoy en día es de vital importancia para las empresas definir qué requieren de un proveedor, ya que no siempre es fácil encontrar proveedores de Clase Mundial que satisfagan sus necesidades. Para tomar esta decisión es muy importante que los directivos tengan plena comprensión y definición de lo que buscan en el presente y el futuro de su negocio y bajo esta claridad de dirección y enfoque seleccionar al proveedor que se adecue más a sus requerimientos y expectativas para desarrollar su productividad a mediano y largo plazo.
Más vale malo pero conocido, que bueno por desarrollar.
(pensamiento de un comprador incompetente)
La dinámica global empuja a las empresas a contar con esquemas que promuevan flexibilidad en sus procesos, optimicen sus resultados y garanticen condiciones comerciales competitivas. Lo anterior es lógico, entendible, razonable y hasta urgente, aunque no siempre posible, sea por que no se quiere o debido a que colateralmente no se cuenta con el enfoque adecuado.
Necesidad de Colaboración
Una organización, independientemente del giro que abarque, no puede subsistir por ella misma. Por un lado, la presión y creciente infidelidad de clientes actuales y potenciales coadyuva a romper paradigmas e incrementar el valor agregado así como enfatizar los beneficios que ofrece para ganar la preferencia del mercado. Por otro, la inconstancia, carente de lealtad y niveles reducidos de compromiso hacia el resultado final por parte de algunos o muchos de aquellos de quienes depende hacia atrás la cadena de suministro. Ello infiere filtrar y depurar desde lo evidente hasta los mínimos detalles con el fin de garantizar procesos y entregas confiables, puntuales y de precio competitivo.
Concepción Estratégica
Desde incapacidad por llevar adecuadamente una tarea, falta de capacitación y hasta ceguera operativa, pasando por poca o nula disposición de tiempo para concentrarse en tareas estratégicas, las anteriores se escuchan como justificaciones no válidas y excusa para no disfrutar de la plantilla completa de proveedores en un rango de desempeño requerido.
La concepción estratégica del futuro así como la forma de abordarlo inician como fruto de un diagnóstico certero en los contextos interno y externo de la corporación. Del mismo modo, como herramienta para facilitar los puntos a atender en un proceso de desarrollo de proveedores se invita a considerar la posibilidad de identificar las virtudes y defectos dentro de la cadena de suministro interna, así como las oportunidades y amenazas en los eslabones externos, tanto “pre” y “post” en la cadena logística.
Es básico un sistema de evaluación de proveedores, toda vez que mediante un esquema objetivo de calificación la relación con ellos se vuelve institucional y no de apreciación o simple expectativa de quien ocupa la oficina compradora. Un primer beneficio es que los proveedores compiten bajo una misma base, definida y asentada en blanco y negro. Otro, que les empuja a implementar mejoras en toda su organización, de tal suerte que sean considerados proveedores confiables al haber alcanzado el nivel de desempeño esperado por su cliente.
¿Cómo saber que ya llegó ese proveedor al nivel esperado?, con la ayuda de Indicadores clave de desempeño. Puede sonar obvio, aunque algunos lectores coincidirán en que la realidad puede ser diferente si dichos indicadores son definidos parcialmente por un área o departamento sin considerar que deben ser alineados con los objetivos corporativos de la propia empresa como un todo.
Clase Mundial o Cinismo Disfrazado
Si un desempeño es pobre o deficiente se puede optar por cambiar de fuente, o bien, por optimizar sus procesos y resultados para mantener al proveedor, pero en un mejor nivel de desempeño que el actual. Esto implica desarrollarlo. Lo cierto es que las organizaciones no se concretan solo a esto, sino a lograr que su abastecedor se mantenga en dicho nivel y garantice consistentemente ese desempeño. Un siguiente paso podría implicar certificarlo, sea por criterios corporativos o por una referencia conocida internacionalmente.
Las empresas prefieren los beneficios de una óptima administración de recursos (conocida como planeación de recursos de la empresa o ERP, por sus siglas en inglés enterprise resource planning) que el riesgo de estancarse en un nivel de desempeño actual, perdiendo de vista lo que podría obtenerse si se involucra, educa y optimiza a la empresa en su conjunto con los actores externos a ella.
Lo mismo sucede con los proveedores. Desde la concepción estratégica habría que definir para qué queremos desarrollarlos.
Un punto importante a destacar es que si la compañía se encuentra en niveles de excelencia mundial se facilita enormemente el acompañamiento y guía durante el proceso. De lo contrario, no se puede exigir lo que no se puede dar.
Desarrollo de Etapas
De acuerdo con lo anterior, es posible describir una serie de etapas por las que atraviesa una empresa en términos de la relación con sus proveedores.
Fase 1. Cadena de Suministro no integrada, proveedores sin desarrollar.
•Proveedores y proveedores-clientes trabajan por separado.
•No se comparte información, o es muy escasa.
•Compras, producción y distribución trabajan independientemente.
•Control se encuentra independiente de inventarios.
•Los sistemas y los procedimientos son incompatibles entre los eslabones.
Fase 2. Cadena de Suministro integrada, proveedores aún al margen.
•Existe un mejor y más confiable flujo de información interna (integración de
o comercial, operativo y financiero).
•Los enlaces son estrechos entre áreas (uso de sistema tipo ERP).
•Prevalecen áreas de oportunidad al exterior de la cadena interna.
Fase 3. Integración de la cadena de suministro.
•Abarca tanto proveedores como clientes.
•Existe un enfoque en el cliente.
•Se han identificado las prioridades competitivas.
•Se trabaja en conjunto compartiendo beneficios por la mejora del flujo de
materiales.
•Se tiene un diagnóstico de proveedores en su organización, capacidades,
virtudes y defectos.
•Hay una participación oportuna en diseño de nuevos productos.
Aspectos Críticos de Evaluación y Desarrollo
Una vez concluida la reflexión que sustenta y da orientación al por qué, para qué y cómo del proceso de desarrollo de proveedores, en este apartado se mencionan los aspectos generalmente aceptados como críticos para, con una visión orientada a la excelencia operacional (Clase Mundial)
Resolverlos en términos de:
-Precisión en los pronósticos y la consecuente demanda dependiente,
-Administración de las adquisiciones hechas en distintas áreas de la organización,
-Clarificación de líneas y políticas de autoridad (autorización),
-Confiabilidad, oportunidad y calidad de los registros de las existencias,
-Definición de roles en la administración de la cadena de suministro,
-Entre otros aspectos.
Recibir sus beneficios como son:
– Menores costos operativos,
– Disminución de tiempos de ciclo,
– Mayor visibilidad para toma de decisiones,
– Aumento de flexibilidad,
– Optimización de la planeación y programación,
– Entre otras posibilidades.
Ser evaluados (monitoreo de desempeño) tomando como parámetros:
– Calidad (supervisión, número de fallas, rendimiento de insumos, reprocesos, devoluciones),
– Productividad (utilización de equipo, aprovechamiento del recurso humano, gestión y organización de la producción, utilización de insumos),
– Volúmenes de compra (economía de escala),
– Producción (balanceo de líneas, mantenimientos, costos de maquila, paro de equipos),
– Tiempos de entrega (nivel de inventarios, no paros de línea, duración del ciclo de negocio),
– Mercado (posición competitiva, participación y penetración de mercado)
– Respuesta (ante variaciones en la demanda, capacidad de ajuste),
– Cambios (en especificaciones de los clientes y cobertura en sus implicaciones financieras),
– Oportunidad (capitalización de los beneficios),
– Integración (ineficiencias ocultas, gastos de logística, distribución y almacenaje)
– Información (programación conjunta, retroalimentación, investigación para planes conjuntos, seguimiento de problemas y de planes de mejora),
– Transferencia (mejores prácticas operativas y administrativas, de tecnología) y
– Proyectos (investigación y desarrollo conjunto, planeación financiera a largo plazo).
En Resumen
No siempre es fácil encontrar proveedores de Clase Mundial que deseen o puedan satisfacer las necesidades de la empresa.
Si el tema es importante, la empresa seleccionará cada proveedor potencial más conveniente y lo desarrollará al punto en que éste pueda satisfacer necesidades presentes y futuras. Empero, lo más difícil para algunos directivos podría ser la comprensión y definición entre estandarizar respecto del presente o en función del futuro deseado; si se opta por éste último, el factor clave radica en señalar qué tipo de futuro se desea, estandarizado o uno de competitividad global (Clase Mundial).

LCI. Ariel Valero Cruz

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